Clara [CLever ARtificial Assistant]

CLARA · CLever ARtificial Assistant

Ihr KI-Telefonassistent. Kein Anruf geht verloren.

CLARA nimmt Anrufe entgegen, wenn Ihr Team beschäftigt oder nicht erreichbar ist – rund um die Uhr, freundlich, strukturiert und DSGVO-konform.

Das Telefon klingelt bei besetzter Leitung, nach Büroschluss – und niemand nimmt ab. Jeder verpasste Anruf ist ein verärgerterer Anrufer und ein verzögertes Anliegen. CLARA ändert das.

Was CLARA für Sie übernimmt

CLARA springt genau dann ein, wenn Ihr Team nicht abnehmen kann – bei besetzter Leitung, außerhalb der Bürozeiten oder wenn niemand abhebt. Ihre Rufnummer bleibt unverändert; es wird lediglich eine Rufumleitung eingerichtet.

📞 Anrufentgegennahme Nimmt Anrufe auf natürlichem, freundlichem Deutsch entgegen – kein Menü, kein Warteton.

📋 Strukturierte Meldungen Erfasst Anliegen vollständig (Name, Objekt/Bereich, Anliegen) und leitet sie per E-Mail ans zuständige Team weiter.

🚨 Notfall-Erkennung Erkennt dringende Fälle, informiert den Anrufer sofort über den Notdienst und schickt eine Sofortmeldung ans Team.

💬 Häufige Fragen Beantwortet Standardfragen zu Zuständigkeiten, Bürozeiten, Prozessen und Ihren eigenen Informationen.

🔁 Rückrufwünsche Nimmt Rückrufwünsche strukturiert auf, wenn das Anliegen persönliche Bearbeitung erfordert.

⚖️ EU AI Act konform Weist Anrufer zu Beginn transparent darauf hin, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen (Art. 50 EU AI Act).

So funktioniert ein Anruf

1 – Umleitung Bei besetzt, keine Antwort oder außerhalb der Bürozeiten wird der Anruf automatisch auf CLARA umgeleitet.

2 – Begrüßung & KI-Hinweis CLARA hebt ab, weist freundlich auf den KI-Assistenten hin und fragt nach dem Anliegen.

3 – Zuhören & Einordnen CLARA erfasst das Anliegen und ordnet es ein: normale Anfrage, Rückrufwunsch – oder Notfall.

4 – Sofortige Weiterleitung Alle Angaben werden strukturiert per E-Mail ans zuständige Team übermittelt – in Echtzeit.

Intelligente Notfall-Erkennung

CLARA folgt klar definierten Kriterien – abgestimmt auf Ihre Abläufe. Im Zweifelsfall behandelt sie den Fall als dringend: nennt dem Anrufer sofort die Notdienstnummer und schickt die Meldung als [DRINGEND] umgehend ans Team.

Wasserrohrbruch · Gasgeruch · Heizungs-/Stromausfall · Eingeschlossene Personen · Einbruch / Sicherheit · … nach Ihren Vorgaben

Ihre Daten bleiben in der EU

CLARA läuft als Cloud-Dienst vollständig in der EU. Keine lokale Hardware, kein Drittlandtransfer – datenschutzrechtlich sauber gelöst.

Daten bleiben in der EU Sprach-KI und Telefonie laufen in EU-Regionen. Keine Drittlandübermittlung (Art. 44 ff. DSGVO).

Kein Modelltraining Ihre Gesprächsdaten werden vertraglich nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Auftragsverarbeitungsvertrag AVV nach Art. 28 DSGVO, durchgereicht zu allen Unterauftragsverarbeitern.

Datenminimierung Nur das Notwendige wird erfasst – keine sensiblen Inhalte dauerhaft gespeichert.

Verschlüsselung Durchgehende Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung.

KI-Transparenz Hinweis zu Gesprächsbeginn gemäß Art. 50 EU AI Act – automatisch, bei jedem Anruf.

✓ DSGVO-konform – Ihre Daten bleiben in der EU, ohne Server vor Ort.

Keine Lösung von der Stange

CLARA wird auf Ihre Abläufe und Ihre Sprache zugeschnitten – nicht umgekehrt. Sie klingt wie Ihr Unternehmen: formell oder locker, je nach Kontext.

🗂️ Aufnahme Ihrer Abläufe In einem Discovery-Gespräch erfassen wir Ihre Prozesse: Notfallkriterien, Zuständigkeiten, Sprache.

🧠 Eigene Wissensbasis CLARA wird mit Ihren Daten trainiert – FAQs, Prozesshandbücher, Zuständigkeiten – und bleibt aktuell.

📬 Individuelle Weiterleitung E-Mail-Regeln und Routing nach Ihren Teams und Prozessen – präzise, sofort, strukturiert.

🔄 Immer aktuell Neue Informationen, Organisationsänderungen? CLARA entwickelt sich mit Ihrem Unternehmen mit.

In 4 Schritten live

Die Einrichtung ist unkompliziert – Ihre Rufnummer bleibt unverändert. CLARA ist jederzeit abschaltbar.

1 – Discovery Gemeinsame Aufnahme Ihrer Abläufe, Notfallkriterien und Zuständigkeiten.

2 – Rufumleitung aktivieren Beim Telefonanbieter wird eine Rufumleitung für besetzt / keine Antwort / außerhalb der Bürozeiten eingerichtet. Ihre Nummer bleibt gleich.

3 – Konfiguration & Inbetriebnahme CLARA wird maßgeschneidert eingerichtet: Wissensbasis, Gesprächsführung, Notfall-Logik, E-Mail-Routing.

4 – Test & Live-Schaltung Gemeinsamer Test – danach geht CLARA live. Vollständige Kontrolle behalten Sie jederzeit.

Bereit für den nächsten Schritt?

Finden Sie heraus, wie CLARA Ihre Kommunikation entlasten kann. Unverbindliches Erstgespräch – kostenlos.

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